POINT
法定表簿は、学校が法令に基づき必ず備え付けなければならない公式記録である。
特に指導要録と出席管理は、保存期間や送付義務、教育委員会との連携まで含めて正確に理解することが重要である。
法定表簿（学校備付表簿）の基本
学校には、その運営および教育活動を記録・証明するため、学校教育法施行規則等に基づき、一定の書類を備え付けておく義務があります。
これらの書類を法定表簿、または学校備付表簿といいます。
教員採用試験では、
どの表簿が法定表簿に該当するか
保存期間が何年か
誰が作成責任を負うか
といった点が頻出します。
法定表簿の種類
主な法定表簿
学校に備え付けなければならない法定表簿には、次のようなものがあります。
指導要録、その写しおよび抄本
出席簿および健康診断に関する表簿
学則、日課表、教科用図書配当表、学校日誌
職員の名簿、履歴書、出勤簿
入学者の選抜および成績考査に関する表簿
健康診断に関する表簿とは、健康診断票を指します。
なお、通知表については法令上の規定はなく、その作成や形式は学校に委ねられています。
法定表簿の保存期間
保存期間の原則
法定表簿は、原則として5年間保存しなければなりません。
ただし、指導要録については、内容によって保存期間が異なるため、特に注意が必要です。
指導要録の保存期間
指導に関する記録は、5年間保存します。
学籍に関する記録は、20年間保存します。
この違いは、教員採用試験で非常によく問われる重要ポイントです。
健康診断票の保存期間
健康診断票は、5年間保存します。
指導要録の意義と取扱い
指導要録の位置づけ
指導要録は、児童生徒の学習および健康の状況を記録した書類であり、学校における最も重要な公式記録の一つです。
作成責任者は校長であり、担任教員はその作成を補助する立場にあります。
指導要録の役割
指導要録には、次の二つの役割があります。
校内における指導資料としての役割
転学や進学の際に用いられる証明書としての役割
指導要録の送付義務
児童生徒が進学した場合、校長は指導要録の抄本または写しを進学先の校長に送付しなければなりません。
転学した場合には、指導要録の写し等を転学先の校長等に送付しなければなりません。
出席簿と出席管理
出席簿の作成義務
校長は、在学する児童生徒について出席簿を作成しなければなりません。
出席簿には、出席日数、欠席日数、欠席理由、遅刻や早退の状況などを記載します。
保存期間は5年間です。
校長の出席状況把握義務
校長は、常に学齢児童および学齢生徒の出席状況を明らかにしておかなければなりません。
これは、単なる事務処理ではなく、就学義務の履行を支える重要な責務です。
教育委員会への通知義務
学齢児童または学齢生徒が、休業日を除き連続して7日間出席しない場合、
かつ、保護者に正当な理由がないと認められるときには、
校長は速やかに市町村教育委員会へ通知しなければなりません。
教育委員会の督促義務
通知を受けた教育委員会は、保護者が就学義務を怠っていると認められる場合、
保護者に対して出席の督促を行う義務があります。
学校現場での活用
指導要録の作成と管理
担任教員は、校長の責任のもと、指導要録の指導に関する記録を正確に作成します。
特に、学籍に関する記録は長期保存され、進学・転学時に必ず用いられるため、日常の記録の正確性が強く求められます。
出席管理と不登校への対応
出席管理は、単なる欠席確認ではなく、不登校の早期発見と支援につなげるための重要な仕組みです。
7日連続欠席という基準は、組織的支援を開始するための判断材料として活用されます。
個人情報の適正管理
指導要録や健康診断票には、児童生徒の重要な個人情報が記載されています。
定められた保存期間を遵守するとともに、秘密を守る義務を意識した厳重な管理が求められます。
教採試験受験アドバイス
法定表簿と出席管理の分野では、次の点を確実に押さえましょう。
法定表簿は学校に備え付ける義務がある公式記録である
指導要録は内容によって保存期間が異なる
指導に関する記録は5年、学籍に関する記録は20年
7日連続欠席は教育委員会への通知基準
出席管理は就学義務と直結する制度である
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須合 啓（教採スクール 代表）
＜経歴＞ 埼玉県公立高校教諭 12年 教採スクール運営 13年
＜合格実績＞ 教員採用試験「65受験地」全員合格実績あり
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「自分で考えて動ける子の育て方」（2022年10月/明日香出版）
「自分から進んで学ぶ賢い子の育て方」（2024年8月/明日香出版）